Odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia.

Akty stanu cywilnego wpisuje się do ksiąg stanu cywilnego, które prowadzi się w urzędach stanu cywilnego. Urzędy stanu cywilnego wchodzą w skład urzędu gminy. Akt stanu cywilnego to pojedynczy wpis w księdze stanu cywilnego. Akt taki rejestruje stan cywilny osoby poprzez odnotowanie określonych zdarzeń. Istnieją trzy rodzaje aktów stanu cywilnego: akt urodzenia, akt małżeństwa, akt zgonu. Określone podmioty mogą domagać się wydania odpisów tych aktów lub konkretnych zaświadczeń. Mianowicie z ksiąg stanu cywilnego wydaje się:

  • odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego,
  • zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku,
  • zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego,
  • oraz inne zaświadczenia dotyczące urzędowego potwierdzenia określonych faktów, np. zaświadczenie o wyznaczonej dacie ślubu.

Krąg podmiotów, które są uprawnione do uzyskania odpisu lub zaświadczenia z ksiąg stanu cywilnego jest ograniczony i dokładnie określony. Jest to wyraz zasady ograniczonej jawności ksiąg i aktów stanu cywilnego. Odpisy oraz zaświadczenia wydaje się zatem na wniosek:

  • osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony;
  • jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego;
  • innych osób, które wykażą w tym interes prawny. Interes prawny oznacza, że otrzymanie odpisu aktu stanu cywilnego jest niezbędne do rozstrzygnięcia sprawy w postępowaniu sądowym lub administracyjnym;
  • organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny;
  • sądu lub innego organu państwowego;
  • na wniosek innych zainteresowanych osób może być także wydane zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego.

Do wydania odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń potrzebne będą następujące dokumenty:

  • Wniosek o wydanie odpisu skróconego / zupełnego aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu,
  • Dokument tożsamości wnioskodawcy – tylko do wglądu,
  • Dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej.

Wszystkie opłaty skarbowe wynikają z ustawy o opłacie skarbowej z 16 listopada 2006 r. Za odpis skrócony będziemy musieli zapłacić 22 złote, za odpis zupełny – 33 złote. 24 złote zapłacimy za zaświadczenie o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku albo o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego, a 26 złotych za inne zaświadczenia.
Odpisy aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia wydaje kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, w którego księgach zostały sporządzone dane akty.
Stawiając się w Urzędzie Stanu Cywilnego osobiście, możemy liczyć na niezwłoczne załatwienie sprawy, najczęściej w dniu zgłoszenia. Istnieje także możliwość korespondencyjnego załatwienia sprawy. Maksymalny czas oczekiwania na decyzję to 1 miesiąc. Jeżeli jednak Urząd Stanu Cywilnego odmówi wydania odpisu, przysługuje nam odwołanie na decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Odwołanie kieruje się do konkretnego wojewody w terminie 14 dni od doręczenia odmownej decyzji. Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postępowania, na które służy zażalenie do konkretnego wojewody, w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia.