Od 1 stycznia 2011 roku obowiązuje rozporządzenie w związku ze zmianami wprowadzonymi dyrektywą Rady UE 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 roku, w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Ma to na celu uproszczenie obrotu fakturami elektronicznymi, tak aby były traktowane tak samo jak faktury papierowe.
Rozporządzenie normuje sposób oraz warunki przesłania elektronicznych faktur, a także określa sposób ich przechowywania i tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontrolnemu.
Brak wymogu podpisu elektronicznego
Nowe przepisy definiują (§ 3) pojęcie autentyczności pochodzenia, musi nastąpić pewność, co do tożsamości naszego dostawcy towarów, usługodawcy lub wystawiającego fakturę, a także integralności treści (aby w fakturze nie dokonano żadnych zmian danych). Nowe rozporządzenie znosi obowiązek stosowania szczególnych technologii przesyłu elektronicznego faktur. Dodatkowo nie jest uregulowany format elektroniczny faktury, jednak w celu lepszego zabezpieczenia się warto faktury wysyłać w rozszerzeniu trudnym do edytowania np. pdf. Zrezygnowano z dotychczasowych wymogów np. bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (sposoby te nie są konieczne, ale dozwolone).
Akceptacja odbiorcy
Według § 2 rozporządzenia wymagana jest zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych, a nie papierowych. Akceptacje taką można wyrazić pisemnie lub elektronicznie. Możliwe jest również wycofanie zgody na uzyskiwanie faktur drogą elektroniczną. Strony muszą między sobą ustalić sposób przesyłania faktur ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych, sposób przechowywania faktur zgodny z przepisami. Podobnie jak obecnie, w przypadku cofnięcia akceptacji dostawania faktur elektronicznych, proponuje się aby wystawca tracił prawo wysyłania od dnia następnego, w którym dostał informację o wycofaniu akceptacji. Jednak w niektórych większych firmach trudne jest szybkie uwzględnienie takiej decyzji odbiorcy, w związku z tym proponuje się, aby strony mogły postanowić o innym terminie utraty prawa do wysyłania elektronicznych faktur, ale musi to być okres krótszy niż 30 dni licząc od daty cofnięcia akceptacji.
Sposób przechowywania
Oczywiście sposób przechowywania elektronicznych faktur musi umożliwiać łatwy i szybki dostęp w razie kontroli. Możliwe jest także, aby każda faktura przesłana w formie elektronicznej była przechowywana na terytorium państwa członkowskiego (a więc nie tylko w naszym kraju), ale warunkiem jest zapewnienie pełnego, natychmiastowego dostępu on-line dla organów kontrolnych. Ma to ułatwić podatnikom przechowywanie faktur, przy zachowaniu praw organu podatkowego lub kontroli skarbowej do szybkiego i prostego dostępu do elektronicznych faktur. Faktury elektroniczne, które przechowywane są również w sposób elektroniczny muszą mieć możliwość natychmiastowego poboru i przetworzenia danych na format tekstowy.
Korekty
Korekty faktur elektronicznych można dokonać zarówno elektronicznie, jak i w tradycyjnej formie papierowej.