Dla stron w postępowaniu cywilnym ważne jest określenie kto będzie obciążony kosztami tego postępowania, czy będzie to powód czy pozwany. Równie istotna jest informacja kto ewentualnie i na jakich zasadach może zostać zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych w czasie postępowania przez drugą stronę.
Jeśli chodzi o zasadę to obowiązek zwrotu kosztów procesu ciąży zwykle na jednej ze stron. Rozstrzygnięcie przez sąd, która ze stron zostanie obciążona następuje na podstawie art. 98-110 Kodeksu postępowania cywilnego – ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.). W wymienionym przepisie zdefiniowane zostało pojęcie „kosztów procesu”, które określa się jako niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Biorąc to pod uwagę należy stwierdzić, że koszty procesu obejmują:
- koszty sądowe, a więc opłaty sądowe (w tym opłata kancelaryjna) oraz podlegające zwrotowi wydatki sądowe (np. wynagrodzenie powołanych w sprawie biegłych sądowych),
- koszty strony występującej osobiście lub przez pełnomocnika niebędącego adwokatem, radcą prawnym, prawnikiem zagranicznym albo rzecznikiem patentowym,
- koszty zastępstwa procesowego strony przez adwokata, radcę prawnego, prawnika zagranicznego albo rzecznika patentowego.
K.p.c. precyzuje przepisy dotyczące niezbędnych kosztów procesu przez stronę osobiście lub pełnomocnika, który nie jest adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym. Do kosztów niezbędnych procesu zalicza się tylko poniesione przez stronę koszty sądowe, przejazdów przez strony lub jej pełnomocników oraz równowartość zarobków pełnomocników, które utracili oni wskutek stawienia się w sądzie. Jeśli strona reprezentowane jest przez adwokata do niezbędnych kosztów procesu zalicza się: wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki określone w odrębnych przepisach oraz wydatki jednego adwokata, koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony.
Za przegranego w sprawie uznaje się powoda, którego żądanie nie zostało przez sąd uwzględnione lub pozwanego, którego obrona była nieskuteczna. Stronę przegraną stanowi także pozwany, który w czasie procesu spełnił dochodzone od niego świadczenie, czym zaspokoił roszczenie powoda, wymagalne w chwili wytoczenia powództwa. Ponadto za przegranego w sprawie uznaje się powoda, który wycofał pozew.
Jeśli w czasie rozprawy zostaną uznane tylko częściowe żądania to koszty procesu zostaną przez sąd wzajemnie zniesione lub stosunkowo rozdzielone (według stopnia uwzględnienia i nieuwzględnienia żądań). Sąd może jednak nałożyć na jedną ze stron obowiązek zapłaty wszystkich kosztów jeśli przeciwnik przegrał tylko w nieznacznym stopniu co do żądania lub gdy określenie należnej sumy dla przeciwnej strony zależy od wzajemnego obrachunku lub oceny sądu (art. 100 K.p.c.).
Wyjątki od reguły odpowiedzialności za wynik procesu mogą wystąpić na podstawie przepisów o zasadzie zawinienia i zasadzie słuszności.