Skargę do wszystkich instytucji je przyjmujących (w tym PIP) można wnieść w Polsce pisemnie, telegraficznie, za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Skargi wnoszone do Państwowej Inspekcji Pracy najczęściej dotyczą wynagrodzenia oraz innych świadczeń pieniężnych wynikających ze stosunku pracy, nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków pracy, urlopów , równego traktowania w pracy, mobbingu, wypadków.
Do PIP-u najczęściej ze skargą zgłaszają się obecni lub byli pracownicy, związki zawodowe, a także osoby anonimowe. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że zgodnie z polskim prawem skargi do PIP, które nie zawierają imienia, nazwiska i adresu nie są rozpatrywane.
W skardze składanej w Państwowej Inspekcji Pracy powinny znaleźć się informacje o:
- miejscowości i dacie sporządzenia skargi,
- adresie Inspektoratu Pracy,
- dane osoby, która wnosi skargę: jej dane osobowe (imię, nazwisko, adres),
- treść skargi, która we wstępnie powinna zawierać nazwę zakładu pracy, którego dotyczy skarga oraz jakie przepisy zdaniem skarżącego zostały złamane przez pracodawcę; skarga powinna zawierać sytuacje w których stwierdzono łamanie przepisów,
- odręczny podpis osoby składającej skargę.
Jeśli osoba skarżąca nie chce ujawniać swoich danych osobowych musi zamieścić odpowiednią informację (o ich nieujawnianiu) na końcu skargi. Informacja ta powinna brzmieć: „Na podstawie art. 44. ust. 3 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy nie wyrażam zgody na ujawnienie informacji, że kontrola jest przeprowadzana w związku ze złożoną przeze mnie skargą”.
Jeśli treść skargi jest niejednoznaczna tj. nie można należycie ustalić ich przedmiotu, to wzywa się wnoszącego skargę do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia skargi z pouczeniem, że nieusunięcie braków będzie skutkowało jej nierozpatrzeniem. Wyjaśnienie lub uzupełnienie następuje w terminie siedmiu dni od daty otrzymania wezwania do ich złożenia.
Zgodnie z art. 63 § 3 K.p.a. ustne lub pisemnie wniesienie podania do protokołu powinno być podpisane przez osobę wnoszącą skargę, protokół powinien być również podpisany przez pracownika, który go sporządził. Jeśli podanie wnosi osoba, nie mogąca złożyć podpisu, to podanie lub protokół podpisuje osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok stosownego podpisu.
Termin rozpatrywania skargi wg przepisów K.p.a. powinna być rozpatrzona nie później niż w ciągu miesiąca. O sposobie załatwienia skargi powinien być powiadomiony skarżący lub wnioskodawca. Jeśli niemożliwe jest załatwienie skargi w terminie miesiąca od jej złożeni zawiadamia się o tym skarżącego lub wnioskodawcę, dodatkowo informując o czynnościach już podjętych w celu rozpatrzenia skargi oraz przewidywanym terminie jej załatwienia.
Skargi należy składać do jednostek Państwowej Inspekcji Pracy, których adresy można znaleźć na stronie internetowej www.pip.gov.pl.