Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe to zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Na księgę składają się:
1. Dziennik- zawiera chronologiczne zdarzenia gospodarcze, których zapisu dokonuje się wg dat powstania dowodów księgowych.
2. Księga główna- objęta zasadą podwójnego zapisu.
3. Księgi pomocnicze- służą konkretyzacji zapisów znajdujących się w księdze głównej.
4. Inwentarz – który należy potwierdzić inwentaryzacją. Sporządzić go muszą jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób, który określony jest ustawą o rachunkowości. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów oraz sald księgi głównej, a także zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, które sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
5. Zestawienie obrotów i sald- zestawienie obrotów oraz sald kont księgi głównej należy sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca.
Jak należy prowadzić księgi rachunkowe?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości należy je prowadzić w języku i walucie polskiej.
Powinny być też prowadzone rzetelnie, a więc tak, by dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty. Nie powinny zawierać błędów, co ma miejsce wtedy gdy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Należy je prowadzić tak, by wszystkie informacje w nich zawarte były sprawdzalne tzn. by możliwe było stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów, a także działania stosowanych procedur obliczeniowych.
Księgi rachunkowe prowadzi się na bieżąco, gdy pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych oraz innych, deklaracji podatkowych i dokonywanie rozliczeń finansowych.
Powinny być prowadzone w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). Jeżeli jednostki mają oddziały (zakłady) wówczas księgi mogą być prowadzone w oddziałach (zakładzie) lub jednostce- istnieje dowolność.
Przedsiębiorcy mają możliwość prowadzenia ksiąg na terenie Polski, ale poza siedzibą jednostki w sytuacji, gdy prowadzenie ksiąg:
Odbywa się za pomocą systemu komputerowego
powierzone jest osobom fizycznym, prawnym lub jednostkom nieposiadającym osobowości prawnej, (które mają uprawnienia do ich prowadzenia).
W takiej sytuacji kierownik ma obowiązek zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego ( w terminie 15 dni od dnia przekazania ksiąg) oraz zapewnić swobodny dostęp organów kontrolnych do nich.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest możliwe przy użyciu komputera. W tym celu jednak należy spełnić kilka warunków:

  • Istnieje wymóg posiadania odpowiedniego oprogramowania, które pozwala na uzyskanie informacji odnośnie zapisów poprzez ich drukowanie lub przeniesienie na inny nośnik danych.
  • Należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów przenoszenia obrotów lub sald.
  • Wydruki komputerowe powinny zawierać ponumerowane strony oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz powinny być sumowane na kolejnych stronach.
  • Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji wraz z danymi osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Księgi w systemie komputerowym powinny być trwale oznaczone nazwą:

  • Jednostki
  • Rodzaju księgi rachunkowej
  • Programu przekierowania

Najpóźniej drukowane są na koniec roku obrotowego, za równoznaczne z wydrukowaniem uznaje się przeniesienie treści ksiąg na inny nośnik informacji, który zapewni swobodne przechowywanie danych.