Kodeks Postępowania Administracyjnego (KPA) stosuje się tylko w takich przypadkach, kiedy będzie wydawana decyzja administracyjna. Chociaż są takie postępowanie nazywane hybrydowymi, które toczą się według przepisów KPA, ale końcowa forma będzie zależna od treści; jeżeli uwzględnione jest żądanie, to takie postępowanie może się zakończyć czynnością materialno-techniczną, natomiast odmowa żądania następuje w formie decyzji administracyjnej. Należy tu podać przykład ewidencji działalności gospodarczej, której rozpoczęcie aktualnie następuje w formie wpisu, a według nowego stanu prawnego, który ma wejść w życie, wpis będzie decyzją administracyjną, gdyż obecnie nie jest (jeszcze obowiązujący art. 7 Prawo działalności gospodarczej z 1999 r. stanowi, że wpis jest czynnością materialno-techniczną).
Podobnie jest z ustawą o dostępie do informacji publicznej – decyzja jest wydawana wtedy, gdy się odmawia dostępu albo gdy umarzam. Stosuje się do tych trybów przepisy KPA, ale nie zakończy się to decyzją administracyjną z woli ustawodawcy.
Problem pojawia się w przypadku, gdy jest rozstrzygnięcie konkretne, indywidualne, a nie wskazał ustawodawca formy. Tu jest postulat w doktrynie, aby przyjąć zasadę domniemania wydania rozstrzygnięcia w formie administracyjnej (były plany aby dodać art. 1a do KPA stanowiący o tym właśnie domniemaniu). Jest to dobry postulat, bo decyzja daje pewną gwarancję ochrony, gdy nie zgadzam się z nią, to mogę wnieść odwołanie, skargę. Natomiast czynności materialno-techniczne przez długie lata nie dawały żadnej ochrony. W obecnym stanie prawnym w ustawie Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (wcześniej od 1995 r. był w ustawie o NSA) jest przepis, że niektóre czynności materialno-techniczne mogą być objęte skargą do WSA, czyli obecnie forma ochrony jest zapewniona – art. 3 § 2 pkt 4 Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi:
Kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na:
4) inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa
Jeśli z przepisów prawnych wynika, że mam prawo wpisu do jakieś ewidencji, rejestru i organ mi tego wpisu nie realizuje i wysyła tylko zwykłe pismo, że nie wpisze, to ja mam prawo zaskarżyć taki akt do sądu administracyjnego. A więc teraz rozróżnienie kiedy decyzja, a kiedy inna forma jest płynne, nie ma tutaj kryteriów prawnych stanowiących o tym czy chodziło ustawodawcy w danym przypadku o decyzję czy o coś innego. Są z tym problemy, gdyż jeśli wydano decyzję, a miał być wpis, to taka decyzja administracyjna jest bez podstawy prawnej. Trzeba by stwierdzić nieważność takiej decyzji w postępowaniu, a jeśli odwołano by się od takiej decyzji, to trzeba by ją uchylić i umorzyć postępowanie w sprawie. Reguł nie ma, każdy przypadek trzeba rozpoznać indywidualnie.
