Kontrole Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) przeprowadzane są według potrzeb i nie ma określonego harmonogramu takich kontroli. Praktyka jednak pokazuje, że przedsiębiorca może spodziewać się takiej okresowej kontroli raz na 5 lat. Nad płatnikami prowadzącymi jednoosobową działalność i opłacają składki jedynie na swoje ubezpieczenie ZUS, co do zasady, nie wszczyna postępowania kontrolnego.
Przedsiębiorca powinien zostać poinformowany przez ZUS o zamiarze każdej kontroli (wynika to z art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej – t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 120, poz. 690). Otrzymanie takiego zawiadomienia jest jednoznaczne z tym, że kontrola przeprowadzona może zostać najwcześniej w 8 dniu, a najpóźniej w 30 dniu od jego otrzymania. Jeśli termin 30 dni minie, a ZUS nie rozpocznie postępowania kontrolnego, jest on zobowiązany do ponownego wysłania zapowiedzi kontroli. Kontrolę można jednak rozpocząć wcześniej niż po upływie wyżej wspomnianych 7 dni – dzieję się tak na wniosek płatnika, jeśli uważa on, że nie potrzebuje tygodnia na przygotowanie się do kontroli. W przypadku kontroli ZUS przeważnie dochodzi do wcześniejszego kontaktu telefonicznego. W sytuacji, kiedy z dłużnikiem nie można się skontaktować w ten sposób inspektor wybiera się do siedziby osobiście. Jeśli nie zastanie on osoby upoważnionej, zostawia swoje dane i oczekuje na kontakt – w przypadku kiedy takowy nie nastąpi wysyłane jest pismo z wyznaczonym terminem kontroli i informacja o sankcji za uniemożliwienie przeprowadzenia postępowania kontrolnego w wysokości 5000zł.
Zakład ubezpieczeń społecznych nie jest upoważniony do przeprowadzenia kontroli, jeśli w danym przedsiębiorstwie, prowadzone jest postępowanie kontrolne przez inny organ kontrolny. Zapis na temat prowadzonej kontroli powinien się znajdować w książce kontroli. Warunek nie przeprowadzania dwóch kontroli jednocześnie, tak samo jak minimalny termin rozpoczęcia kontroli, może być pominięty na wniosek płatnika.
Każda kontrola ZUS musi odbywać się zgodnie ze ściśle określonymi przepisami. Zawierają one zarówno prawa, jak i obowiązki, tak organu kontrolującego, jak i płatnika. W przepisach precyzyjnie określony jest maksymalny czas trwania kontroli, znajdują się w nich również wytyczne dotyczące tego, jakie dane powinny znajdywać się na zawiadomieniu.
Do przeprowadzenia postępowania kontrolnego ZUS upoważnieniu są tylko i wyłącznie inspektorzy kontroli ZUS, a jako uczestnik również pracownik, który nie został jeszcze powołany na stanowisko kontroli.
Kontrola ZUS zawiera m.in.:
- Sprawdzenie prawidłowości zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych
- Sprawdzenia prawidłowości obliczania, potrącania, opłacania składek i wpłat, które pobiera ZUS,
- Sprawdzenie prawidłowości i terminowości wniosków emerytalnych i rentownych
- Dokonanie oględzin składników majątku płatnika zalegającego z należnościami na rzecz ZUS.
Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie przedsiębiorcy i w miejscach, w których prowadzona jest działalność lub w których prowadzona jest działalność przez osoby trzecie w związku z powierzeniem odrębnych czynności np. biurze rachunkowym, w którym prowadzona jest księgowość i przechowywane są dokumenty płatnika.
Inspektor ma prawo wstępu na teren zakładu, może się po nim bez skrępowania poruszać, bez względu na posiadanie przepustki. Nie można również przeprowadzić względem niego rewizji, nawet jeśli tak nakazują przepisy wewnętrzne przedsiębiorstwa Należy mu udostępnić wszystkie niezbędne dokumenty na czas kontroli, nie dłużej jednak niż trzy tygodnie – z wydania dokumentów sporządza się protokół. Czynności kontrolne mogą obejmować również oględziny składników majątku lub przesłuchanie płatnika i świadków.
Po zakończeniu kontroli przez inspektora, wykonywany jest protokół kontrolny w dwóch jednobrzmiących wersjach, z których jedna zostaje doręczona płatnikowi, a druga pozostaje w posiadaniu ZUS. Dzień, w którym płatnik otrzymuje protokół zakończenia kontroli uznawany jest za zakończenie postępowania kontrolnego.
Ewa Baran