Pracownik ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za szkody wyrządzone swojemu pracodawcy w przypadkach wymienionych przez ustawodawcę w art. 114 – 127 k.p.. Kodeks pracy stanowi, że podstawami przypisania odpowiedzialności pracownikowi są: szkoda wyrządzona wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych z winy nieumyślnej bądź z winy umyślnej, oraz szkoda związana z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się z powierzonego przez pracodawcę mienia. Odpowiedzialność pracownika jest natomiast wyłączona w przypadku wyrządzenia przez niego szkody osobie trzeciej, kiedy to odpowiedzialność ponosi pracodawca, który może jednak domagać się od pracownika zwrotu pokrytego przez niego odszkodowania.
Podstawowym przypadkiem ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności jest wyrządzenie szkody z winy nieumyślnej, która nie może być objęte karą umowną, zawartą w umowie o pracę. Ta podstawa domagania się odszkodowania przez pracodawcę oparta jest na niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu obowiązków, wynikających z umowy o pracę, wykraczającym poza granice dopuszczalne ryzyka , określone według wiedzy, doświadczenia życiowego i zasad panujących w danej branży. Działanie takie może cechować się dwoma rodzajami winy nieumyślnej lekkomyślnością (gdy pracownik bezpodstawnie przypuszcza on, że uniknie wyrządzenia szkody), lub niedbalstwem (gdy świadczący pracę) przewiduje wyrządzenia szkody, mimo że mógł i powinien przewidzieć nastąpienie tego skutku.
Osoba zatrudniona w rozumieniu kodeksu pracy odpowiada tylko za rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne, a więc obiektywnie przewidywalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda, nigdy zaś w zakresie w jakim przyczyniły się do jej powstania osoby trzecie lub pracodawca. O ile pracodawca udowodnił rzeczywiste istnienie szkody, jej zawinienie i związek z wykonywanymi przez pracownika obowiązkami zawodowymi, może domagać się od niego odszkodowania w wysokości maksymalnie kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Pracodawca i pracownik mogą zawrzeć ugodę, także sądową, na podstawie której wysokość odszkodowania może być obniżona, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności sprawy, a w szczególności stopnia winy pracownika i jego stosunku do obowiązków pracowniczych. Obniżyć wysokość odszkodowania może również sąd pracy w swoim wyroku.
Jeżeli szkodę wyrządziło kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych.
W przypadku umyślnego (a więc z bezpośrednim zamiarem) i zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, które, spowodowało szkodę pracownik jest zobowiązany do pokrycia szkody w pełnej wysokości. Jest on odpowiedzialny za utracone korzyści i rzeczywiste straty pracodawcy. Aby pociągnąć pracownika do odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej, musi on również spełnić pozostałe przesłanki dotyczące odpowiedzialności za szkodę z winy nieumyślnej. W przypadku większej ilości sprawców szkody odpowiadają oni solidarnie, a pracownik, który spłacił uiścił całe odszkodowanie, może domagać się od pozostałych sprawców zwrotu przypadających na nich procentowo kwot.
Kodeks określa również odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej lub nieumyślnej w związku z powierzonym mieniem (pieniędzmi, papierami wartościowymi, odzieżą i obuwiem roboczym, narzędziami, itp.) Za szkodę pracownik odpowiada w pełnej wysokości, jeżeli nie wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
Łączne powierzanie mienia kilku osobom jest regulowane odrębną umową, która stanowi podstawę odpowiedzialności pracowników, chyba że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody. Wspólna odpowiedzialność materialna nie wyklucza odpowiedzialności indywidualnej za inne mienie powierzone danej osobie.