Zgodnie z art. 60 k.c. każda osoba, która chce dokonać czynności prawnej powinna złożyć oświadczenie woli o określonej treści wyrażającej w sposób dostateczny jej zamysł. Swoboda wyrażania oświadczenia woli charakteryzuje się tym, że oświadczenie woli można składać w zupełnie dowolnej formie, jeżeli oświadczenie to ujawnia wolę wyrażającego.
Do najważniejszych i uregulowanych w przepisach prawa form składania oświadczeń woli należą:
- zwykła forma pisemna,
- forma pisemna z datą pewną,
- forma pisemna z poświadczeniem podpisu,
- forma aktu notarialnego,
- pisemna forma elektroniczna.
Elektroniczna forma pisemna jest stosunkowo nowym sposobem składania oświadczeń woli. Szczegóły sporządzania oświadczeń woli w tej formie reguluje ustawa z dn. 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Ustawa ta określa warunki stosowania podpisu elektronicznego, skutki prawne jego stosowania, zasady świadczenia usług certyfikacyjnych oraz zasady nadzoru nad podmiotami świadczącymi te usługi.
Elektroniczna forma pisemna nie jest formą tożsamą do zwykłej formy pisemnej, gdyż przede wszystkim nie posiada własnoręcznego podpisu, osoby składającej oświadczenie woli. Z tej przyczyny oświadczenia woli w tej formie mogłyby ulegać zafałszowaniu, oraz prowadziłyby do wielu naruszeń, gdyż trudno byłoby sprawdzić czy dane oświadczenia rzeczywiście pochodzą od osoby nadawcy. W związku z tym problemem ustawodawca wprowadził elektroniczne zabezpieczenie dla tej formy, w postaci: bezpiecznego podpisu elektronicznego. Powstaje, zatem pytanie, czym jest bezpieczny podpis elektroniczny? Zgodnie z w.w. ustawą bezpieczny podpis elektroniczny jest to: podpis elektroniczny (dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny), który:
jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Dla zabezpieczenia podpisu elektronicznego ustawodawca wprowadza konieczność opatrzenia elektronicznego podpisu ważnym certyfikatem. Certyfikat – elektroniczne zaświadczenie, za pomocą, którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby. Certyfikat taki musi być dodatkowo kwalifikowany, co oznacza, że musi odpowiadać wymogom formalnym ustawy o podpisie elektronicznym i innym aktom prawnym, oraz musi zostać wydany przez upoważniony do tego organ władzy publicznej.
Art. 5 ust. 2 PodElU stanowi, że: dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi.
Elektroniczna forma pisemna w dzisiejszych czasach jest niebywale przydatna np. w prowadzeniu działalności gospodarczej, oszczędza wiele czasu i nie nastręcza „papierkowej roboty”, jednakże należy pamiętać, że dla ważności oświadczenia złożonego w formie elektronicznej niezbędne jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Nie jest, zatem wystarczające przesłanie np. maila z oświadczeniem woli i podpisem Jan Kowalski.