Możemy zdefiniować to postępowanie. Jest ono zdefiniowane w art. 1 pkt 1 i 2 Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
Kodeks postępowania administracyjnego normuje postępowanie:
1) przed organami administracji publicznej w należących do właściwości tych organów sprawach indywidualnych rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych,
2) przed innymi organami państwowymi oraz przed innymi podmiotami, gdy są one powołane z mocy prawa lub na podstawie porozumień do załatwiania spraw określonych w pkt 1
Są potrzebne 4 elementy, które muszą wystąpić łącznie, abyśmy mieli do czynienia z występowaniem ogólnego postępowania administracyjnego (jeśli choćby jeden element wypada nie ma ogólnego postęp. i nie stosujemy KPA):
1. Postępowanie przed organami administracji publicznej w rozumieniu KPA.
2. Organ administracji publicznej musi być w sprawie właściwy.
3. Sprawa musi być indywidualna.
4. Sprawa musi być rozstrzygana w formie decyzji administracyjnej (niektóre ustawy nakładają prawa i obowiązki na strony, ale nie podają w swej treści w jakiej formie ma być to prawo czy obowiązek nałożony, wtedy pojawia się problem czy decyzja czy czynność materialno-techniczna – ma to miejsce w przypadku pobierania opłat, wpisów do rejestrów, ewidencji).
Organ administracji publicznej
Pojęcie organu administracji publicznej jest zdefiniowane w art. 5 § 2 pkt 3 KPA:
organach administracji publicznej – rozumie się przez to ministrów, centralne organy administracji rządowej, wojewodów, działające w ich lub we własnym imieniu inne terenowe organy administracji rządowej (zespolonej i niezespolonej), organy jednostek samorządu terytorialnego oraz organy i podmioty wymienione w art. 1 pkt 2
Wyliczone są tu kategorie będące organami administracji publicznej np. ministrowie, z tym że dalej jest zdefiniowane co to jest minister. Warto zwrócić tutaj uwagę na ostatnią kategorię podmiotów, gdzie jest odesłanie do art. 1 pkt 2 KPA, czyli organem może być każdy podmiot, który bądź to na podstawie ustawy bądź na mocy porozumienia administracyjnego (prawnie dopuszczalnego) jest uprawniony do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych. Należy zatem przyjąć funkcjonalną definicję organu admin. publ. w przepisach KPA. Nie ma znaczenia struktura organizacyjna ani tryb wyłaniania takiego organu. Ma tylko znaczenie czy dany organ, nawet prywatny, może wydawać decyzje administracyjne w indywidualnej sprawie. W niektórych sektorach mamy dość posunięty problem prywatyzacji zadań publicznych, jeśli dany podmiot prywatny wykonuje zadania publiczne i wydaje w ramach tych kompetencji decyzje jest to organ admin. publ. w rozumieniu KPA np. w ustawie o specjalnych strefach ekonomicznych (minister może na podstawie porozumienia upoważnić organy zarządzające SSE do wydawania decyzji admin.) albo w niepublicznym szkolnictwie wyższym (decyzja rektora uczelni niepublicznej będzie miała taką samą moc jak rektora uczelni publicznej i będzie przysługiwała od niej skarga do sądu administracyjnego wtedy kiedy ta decyzja np. utrzyma w mocy decyzję dziekana o skreśleniu studenta z listy).
Najszerszą definicję funkcjonalną organu administracji publicznej wprowadziła ustawa o dostępie do informacji publicznej. Właściwie każda informacja jest informacją publiczną według tej ustawy, krąg podmiotów jest ogromnie szeroki i jeśli podmiot prywatny wymieniony w tej ustawie wydaje decyzję o odmowie udostępnienia informacji bądź o umorzeniu postępowania, to wydaje decyzję w rozumieniu KPA. Takim podmiotem może być np. przedsiębiorca pogrzebowy, któremu w drodze porozumienia gmina przekazała wykonywanie zadań z zakresu sam. teryt. i on jest podmiotem w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i jednocześnie wydaje decyzje w rozumieniu KPA. Wszystkie te organy admin. publ. w rozumieniu KPA mają obowiązek stosować KPA, nawet podmioty prywatne, czyli muszą stosować gwarancje procesowe przewidziane w KPA.