Indywidualne sprawy rozumiemy w znaczeniu podwójnej kompletności: czyli musi to być sprawa ściśle oznaczonego podmiotu i musi dotyczyć ściśle wyznaczonego obowiązku albo uprawnienia. Nie ma takich rozwiązań na gruncie Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA), aby organ prowadził postępowanie w sprawie (w przeciwieństwie do postępowania karnego). Jeśli mamy do czynienia z osobą fizyczną, to jej indywidualizacja powinna przybrać postać imienia i nazwiska. Inne dane są niewymagane. W decyzjach bardzo często podaje się także adres zamieszkania. Jeśli nie będzie adres podany, to nie można powiedzieć, że to jest wada tej decyzji. Jeśli dane nazwisko bardzo często się pojawia, to można dookreślić go przez podanie innych jeszcze danych np. imię ojca, matki. Jeżeli mamy do czynienia z osobą prawną, jednostką organizacyjną właściwie trzy elementy powinny być podane: nazwa, forma organizacyjna i siedziba.
Kwestia spółki cywilnej – zapoznając się z przepisami administracyjnymi, odkryjemy, że jedynie ustawa VAT-owska przyznaje spółce cywilnej zdolność administracyjnoprawną, pozostałe akty już nie, tam taką zdolność posiadają jedynie wspólnicy tej spółki. Jeżeli więc pojawia się spółka cywilna, wtedy postępujemy jak z osobami fizycznymi, gdyż to wspólnicy mają zdolność. Ma znaczenie to czy my prowadzimy postępowanie wobec osoby fizycznej czy prawnej, gdyż tutaj wchodzą w grę kwestie doręczeń. Mamy inne sposoby doręczeń dla osób fizycznych, a inne dla jednostek organizacyjnych (w tym przypadku spółki cywilnej będzie problem czy doręczać wspólnikowi czy doręczać w siedzibie spółki). Jeśli wspólnicy występują w imieniu spółki cywilnej w sprawie administracyjnej, to wszyscy łącznie są traktowani jako strona, ale traktowani jako osobna strona. Każdemu z nich trzeba będzie doręczyć decyzję. Tak samo jest przy małżonkach wspólnie występujących w sprawie, jeśli nie ustanowią pełnomocnika, to każdemu z osobna trzeba będzie doręczać pisma, decyzje.
Problem osób zmarłych (jednostek organizacyjnych zlikwidowanych) – nie ma możliwości wszczęcia, a tym bardziej prowadzenia postępowania w stosunku do osoby zmarłej. Czytając orzecznictwo dowiemy się, że sądy mówią wtedy o takim postępowaniu jako postępowaniu nieważnym (ze względów czysto porządkowych). Z punktu widzenia teoretycznego taka decyzja kierowana do osoby zmarłej jest aktem nieistniejącym. Trzeba raczej sprzeciwić się temu, że sądy wtedy mówią i orzekają nieważność, ponieważ aby stwierdzić nieważność, to trzeba prowadzić postępowanie z udziałem strony, a jej nie ma. Akt kierowany do osoby zmarłej jest nie-aktem. Na temat aktów nieistniejących mamy dość obszerną literaturę co do procedury cywilnej. Jeśli strona umiera, to w większości wypadków umarzamy postępowanie, gdyż w prawie administracyjnym nie ma raczej potrzeby następstwa prawnego, a jeśli takie coś występuje, to wtedy oczywiście zawieszamy postępowanie do chwili wstąpienia następców prawnych. KPA nie rozwiązuje problemu co z tą decyzją o umorzeniu, komu ją doręczamy, na pewno nie spadkobiercom, bo oni nie mają w tej sprawie interesu prawnego (np. zmarły ojciec ubiega się o prawo jazdy i co jego córkę interesuje, że on ubiega się o to prawo jazdy). Można by wydać taką decyzję o umorzeniu, ale pozostawić ją w aktach sprawy, nie doręczając nikomu. Ale tutaj tak nie można zrobić, gdyż mamy art. 110 KPA:
Organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej.
Zatem konieczne jest wprowadzenie tutaj jakiegoś konkretnego przepisu do KPA np. właśnie o pozostawieniu w aktach sprawy.
Postępowanie administracyjne toczy się, aby przyznać stronie ściśle oznaczone uprawnienie bądź nałożyć na nią precyzyjnie oznaczony obowiązek. Te granice precyzyjności muszą być tutaj naprawdę dokładnie sprecyzowane, nie wolno się tutaj posługiwać ogólnymi określeniami. Z praktyki należy podać przykład zezwolenia na sprzedaż alkoholu, które się wydaje: nie tylko trzeba określić komu, ale także trzeba określić typ zezwolenia, jednego z trzech określonych w ustawie (czy na sprzedaż napojów alkoholowych do 4,5 % i na piwo, czy na alkohol powyżej 18 %), trzeba określić w jakim punkcie będzie ta sprzedaż realizowana (w lokalu takim i takim pod ściśle określonym adresem). Jeśli nakładamy obowiązek, to trzeba dodatkowo sprecyzować granice terytorialne, granice czasowe.
