Pracownik ma prawo do urlopu na żądanie w terminie przez niego wskazanym na okres nie dłuższy niż cztery dni w całym roku kalendarzowym. Zgłoszenie zapotrzebowania na urlop przez pracownika powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Urlop na żądanie musi być poprzedzony złożeniem wniosku pracodawcy przez pracownika. Najpóźniej pracownik może to uczynić w dniu rozpoczęcia urlopu, lecz przez rozpoczęciem swoich godzin pracy, tj. przed godziną, od której zobowiązany jest rozpocząć swoją pracę. Zgłoszenie wniosku powinno nastąpić o takiej godzinie, by pracodawca mógł go udzielić. Wcześniejsze zgłoszenie przez pracownika zapotrzebowania na urlop na żądanie pozwoli pracodawcy na podjęcie stosownych środków, które umożliwią zapewnienie zastępstwa nieobecnego pracownika.
Nie została określona szczególna forma składania wniosku o urlop na żądanie. Dlatego możliwe jest zgłoszenie zapotrzebowania na urlop w każdej formie, przez kontakt telefoniczny czy nawet przez e-mail. Zdarzyć się może jednak, że na skutek tzw. nadzwyczajnych okoliczności życiowych pracownik nie będzie w stanie odpowiednio wcześniej złożyć wniosek o udzielenie urlopu. W takich okolicznościach wyłączona zostaje wina pracownika w przypadku nieobecności w pracy.
Pracodawca w dwóch ściśle określonych sytuacjach może odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Odmowa ze strony pracodawcy może nastąpić, gdy zaistnieje wcześniej nie przewidziana, nagła potrzeba obecności pracownika w zakładzie pracy oraz gdy, istnieje perspektywa poważnych zakłóceń w procesie pracy, do których może doprowadzić nieobecność pracownika.
W przypadku odrzucenia wniosku o urlop na żądanie, gdy nie zaistniały niezbędne warunki dopuszczalności takiego sprzeciwu ze strony pracodawcy oraz gdy rzeczywisty cel działania pracodawcy był inny, wtedy takie zachowanie kwalifikuje się do uznania za niezgodne z zasadami współżycia społecznego oraz daje pracownikowi możliwość egzekwowania swoich praw na drodze sądowej.
