Tę problematykę ogólnie reguluje art. 19 Kodeksu Postępowania Administracyjnego (KPA):
Organy administracji publicznej przestrzegają z urzędu swojej właściwości rzeczowej i miejscowej.
Poza właściwością rzeczową i miejscową właściwość instancyjna też musi być przestrzegana. Właściwość instancyjna niestety często nie jest przestrzegana przez organy. Jest problem, który jest nie do rozwiązania na gruncie obecnego prawa, chyba że przez instytucję czynności wadliwej, mianowicie są to czynności skierowane do odwołania, czy odwołanie jest wniesione w terminie. Są przypadki, że o przywróceniu terminu do wniesienia odwołania orzeka organ I instancji postanowieniem i problem polega na tym, że tego postanowienia nie da się wyeliminować, ponieważ to postanowienie nie mieści się w gronie tych postanowień, na które służy zażalenie. Nie można zatem w tym przypadku uruchomić procedury nieważnościowej. Rezultat jest taki, że organ niewłaściwy wydał postanowienie i organ wyższego stopnia jest nim związany. Wtedy jeśli trafi to sądu administracyjnego, może on na podstawie art. 135 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (ppsa) orzec o uchyleniu tego aktu. Ordynacja Podatkowa jest pod tym względem dużo lepsza, gdyż pozwala ona wszcząć postępowanie nieważnościowe do tych postanowień formalnych dotyczących procedury odwoławczej. Zmierza to do szybkości i szybkiego eliminowania aktów wadliwych.
Organ admin. publ. musi przestrzegać swojej właściwości przez cały czas. Nie ma na gruncie KPA, tak jak w procedurach sądowych istotnego znaczenia data wszczęcia postępowania. Organ musi być właściwy przez cały czas poprzez postępowanie dowodowe aż do dnia wydania decyzji administracyjnej. Nawet jeśli po etapie zapoznania strony z zebranym materiałem dowodowym (jeśli organ raczy to zrobić), a przed wydaniem decyzji wejdzie w życie ustawa zmieniająca organ właściwy w danej sprawie, organ prowadzący dotychczas sprawę musi przekazać sprawę organowi właściwemu według nowej ustawy. Jest spór w doktrynie jaka jest forma zakończenia postępowania, który według nowej ustawy stał się już niewłaściwy. Są poglądy większościowe, że tę sprawę organ powinien umorzyć w drodze postanowienia bądź po prostu przekazać organowi właściwemu według nowej ustawy. Jeśli umarzamy postępowanie, to wywołujemy skutek rewindykacji, w przypadku umorzenia rodzi się pytanie jaki skutek prawny mają dokonane dotychczas czynności i czy ten nowy organ ma prowadzić od nowa ? Jest to jest zwykłe przekazanie, czynności do tej pory dokonane pozostają w mocy i ten nowy organ powinien w tej sprawie wydać decyzję administracyjną. Przepisy przejściowe mogą rozwiązać ten problem niekiedy, stanowiąc że organ, który wszczął postępowanie pod rządami starej ustawy, prowadzi je dalej do wydania decyzji. Ale niestety zwykle tam gdzie trzeba ustawodawca nie wprowadza przepisów przejściowych w takich wypadkach i organ nowy już musi prowadzić dalej sprawę. Niekiedy przepisy nowe, które wchodzą w życie są mniej korzystne dla strony i dochodzi do takich przypadków, że strona, która się nie odwołała od decyzji organu I instancji jest w lepszej sytuacji niż strona, która się odwołała, bo organ II instancji rozpatruje sprawę na podstawie nowych przepisów, mniej korzystnych dla strony. Nawet jeśli ta strona cofnie odwołanie, to jak stanowi art. 137 KPA to cofnięcie nie zawsze będzie skuteczne i bada organ II instancji czy nie ostanie się w obrocie decyzja naruszająca prawo:
Strona może cofnąć odwołanie przed wydaniem decyzji przez organ odwoławczy. Organ odwoławczy nie uwzględni jednak cofnięcia odwołania, jeżeli prowadziłoby to do utrzymania w mocy decyzji naruszającej prawo lub interes społeczny.
Wtedy ta decyzja będzie naruszała prawo, bo bieżący przepis ustawy mówi coś innego. Przepisy przejściowe to kwestia, która sprawia w przepisach administracyjnych wiele problemów, nasuwa wiele wątpliwości, nie w tej kwestii żadnych przepisów ogólnych. Ustawa o wielkopowierzchniowych obiektach handlowych zawierała ciekawy zapis, który stanowił, że do spraw wszczętych przed wejściem w życie tej ustawy stosuje się przepisy dotychczasowe. Szkopuł w tym, że żadnej wcześniejszej ustawy odnośnie tej problematyki nie było, czyli przepis był pusty.
