Jeżeli postępowanie cywile jest zorganizowanym przez prawo działaniem ludzkim, to konieczną jest odpowiednia organizacja tego postępowania (gdzie, kiedy i w jakiej formie). Gdyby nie zasada formalizmu, to panowałby bałagan.
Trzy elementy składają się na zasadę formalizmu:
1. Forma
2. Miejsce
3. Czas
Forma
Obowiązek przestrzegania wymogów formalnych jest jednak uciążliwy. Jeśli sami dopełnimy te wymogi, to jestem pewny, że przeciwnik stosownie do mojego zachowania będzie musiał opowiedzieć np. jeśli złoży się pozew w przepisanej formie, to sąd nada mu bieg, a także pozwany złoży najczęściej odpowiedz na pozew i będzie zajmował stanowisko co do moich okoliczności, które w nich przytoczyłem . Przestrzeganie formy chroni nas przed dowolnością uczestników postępowania, oraz przed samowolą organów postępowania, gdyż jeśli wniosłem pozew to sąd musi potraktować go jako pozew, a nie jako środek zaskarżenia, czy wniosek dowodowy.
Miejsce
Zależy od rodzaju postępowania i czynności, w której uczestnicy włącznie z sądem dokonują czynności. Głównym miejscem w postępowaniu sądowym jest sala sądowa, sala rozpraw, ale może też to być placówka operatora pocztowego – gdy np. składamy pismo do sądu, wtedy możemy się posłużyć tym operatorem publicznym art. 165 Kodesku Postępowania Cywilnego (KPC), może to być także statek morski i polski. To miejsce może być także sąd wezwany, sędzia wyznaczony, jeśli pojechał na oględziny, miejsce licytacji, która odbywa się pod nadzorem sędziego, która odbywa się niekoniecznie w budynku sądu art. 867 § 3 KPC, art. 953 § 1 KPC.
Czas
Czas dokonywania czynności ogólnie limitowany jest okresem trwania danego postępowania. Art 217 KPC stanowi o tym, że strona może aż do zakończenia postępowania przytaczać (…) ale ustawodawca ustanawia jeszcze inne terminy dla dokonywania czynności, np. terminy do wnoszenia środków zaskarżenia, czy środków odwoławczych np.
– tygodniowy dla zażalenia,
– dwutygodniowy dla apelacji,
– 2 miesiące na wniesienie skargi kasacyjnej.
Może to być również taki termin, który dotyczy uchybienia terminu przez sąd – art 149 § 2 KPC: Wezwanie powinno być doręczone przynajmniej tydzień przed posiedzeniem. W wypadkach pilnych termin może być skrócony do dni trzech. I ten termin również może się przejawiać w odpowiedniej dacie, na którą zostało wyznaczone posiedzenie, ważny jest tu oczywiście dzień, jak również ważna tu jest również godzina. np. rozprawę sąd wyznaczył na 10:30, a omyłkowo w sekretariacie napisali na 12:30 i po wywołaniu rozprawy nikt się nie stawił. Przewodniczący zreferował rozprawę, zamknął ją i wydał wyrok – następnie okazało się, że strony miały zawiadomienie na godz. 12.30 – naruszono zasadę formalizmu, uniemożliwiono stronie prawo obrony.
Formalizm nie jest niezbędny. KPC daje wyraz takiemu umiarkowanemu formalizmowi, tam gdzie jest to wymagane i termin musi być dochowany. Aby skutecznie dochować czynności procesowej, to musi być formalizm spełniony np. art. 167 KPC, art.165 KPC.
Przykładem umiarkowanego formalizmu jest art. 130 § 1 zdanie 2 KPC (wymogi formalne pisma) stanowiący o tym, że jeżeli pismo procesowe nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, nie uiszczono opłaty przewodniczący wzywa pod rygorem zwrócenia do poprawienia, uzupełnienia lub opłacanie, ale mylne oznaczenie pisma lub inne oczywiste niedokładności nie stanowią przeszkody do nadania pismu biegu i rozpoznania go w trybie właściwym. Jeżeli z treści pisma strony sąd zorientuje się, że to jest pozew, to należy nadać mu bieg. Oczywiście wymagania względów profesjonalistów są większe.