Zobowiązanie podatkowe może powstać na dwa sposoby: z mocy prawa lub z mocy decyzji – decyzji ustalającej, konstytutywnej. Generalnie rzecz biorąc decyzje ustalające stanowią nikły odsetek decyzji wydawanych przez organy podatkowe w ogóle. Tam, gdzie mamy do czynienia z podatkiem, który powstaje z mocy prawa, czyli na skutek ziszczenia się zdarzenia, z którym ustawa materialna wiąże skutek w postaci powstania obowiązku, nie mamy do czynienia z żadnym postępowaniem zmierzającym do ustalenia wysokości tego podatku. W takich okolicznościach podatnik sam wylicza podatek i sam wpłaca do Urzędu Skarbowego (trochę inaczej jest w przypadku cła, ale, jak wiadomo to nie jest podatek). To jest bardzo istotne rozróżnienie, dlatego że ten podatek w sposób sformalizowany powstaje poprzez złożenie deklaracji, tzn. on powstaje z mocy prawa, ale deklaracja go formalizuje. Więc podatnik nie dość, że ma obowiązek obliczyć i odprowadzić podatek, to jeszcze musi sporządzić i podpisać deklarację. W różnych podatkach te cykle mogą być bardzo różne: w podatku od nieruchomości – ale tylko w przypadku osób prawnych – to będzie rok, w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych teraz też rok, zaliczki płaci się co miesiąc, ale deklaracja jest roczna, w innych przypadkach będą to cykle miesięczne, np. VAT, ale zdarzają się także dzienne np. tzw. wpłaty dzienne w podatku akcyzowym i tu mamy jakby jednodniowy cykl rozliczeniowy podatku. Dopiero po upływie miesiąca podatnik podatku akcyzowego sporządza deklarację akcyzowa, wpłaca podatek, a te wpłaty są traktowane jako zaliczki – to coś podobnego, jak w podatku dochodowym, gdzie są miesięczne lub kwartalne zaliczki.
Trzeba pamiętać o jednej rzeczy: istnieje domniemanie prawne, że podatek z deklaracji jest podatkiem do zapłaty. I organ podatkowy nie może się domagać zapłaty w innej wysokości, niż wykazana w deklaracji. To ma jeszcze jeden skutek: jeżeli złożymy deklarację, w której wykażemy podatek i tego podatku nie zapłacimy, to nasza deklaracja staje się podstawą do wystawienia tytułu wykonawczego. Organ podatkowy nie musi prowadzić żadnego postępowania, po prostu ta deklaracja jest podstawą wystawienia tytułu i wszczęcia egzekucji bez żadnych dodatkowych czynności organu podatkowego, bez wezwania nawet, bo wezwanie w myśl ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, nie jest w tym przypadku konieczne. Zresztą nie musi w tej deklaracji być wyliczenia podatku, w tej deklaracji może być też wyliczenie nadpłaty. I jeżeli organ się z wyliczeniami zgadza, to zwraca nam nadpłatę. Jeżeli się nie zgadza z tą nadpłatą czy wysokością deklarowanego przez nas podatku, to musi wszcząć postępowanie podatkowe, czyli wydać postanowienie, doręczyć to postanowienie, przeprowadzić postępowanie i wydać decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego, albo kwoty do zwrotu, czy kwoty nadpłaty w innej wysokości aniżeli wykazana w deklaracji. Czyli deklarację może zmienić dopiero postępowanie podatkowe zakończone decyzją ostateczną.
W tym postępowaniu tam, gdzie mamy do czynienia z działalnością gospodarczą i podatnik prowadzi księgi rachunkowe, to fakty stwierdzone w tych księgach rachunkowych są dowodem w postępowaniu podatkowym. Jeżeli organ podatkowy chce wydać decyzję innej treści, to musi wcześniej w trakcie postępowania odrzucić te księgi, czyli uznać, że księgi są niewiarygodne, nierzetelnie prowadzone, i nie mogą być dowodem w postępowaniu podatkowym. Na to nie przysługuje odrębne zażalenie, tylko kwestionujemy to rozstrzygnięcie dopiero w odwołaniu od decyzji, która na nim się opiera. Może być taka sytuacja, że podatnik czasami popełnia błędy w księgach rachunkowych, więc ustawodawca możliwość takiego działania organów zawęził do sytuacji, kiedy rzeczywiście z tych ksiąg podatkowych ani z zebranych dokumentów źródłowych nie da się określić podatku w sposób przewidziany ustawą, czyli na podstawie zdarzeń udokumentowanych w sposób przewidziany ustawami materialnymi podatkowymi. A więc czasami organ podatkowy musi się „zabawić w księgowego” i odtwarzać niektóre stany na podstawie dokumentów zebranych w firmie, jeżeli ta nie prowadziła prawidłowo ksiąg. Nieprawidłowo prowadzone księgi podatkowe nie zawsze uprawniają do organ do ich odrzucenia.
Inną forma powstawania podatku jest podatek, który powstaje na skutek wydania decyzji. Różnica jest taka, że podatek, który powstaje na mocy decyzji nie istnieje, dopóki decyzja nie stanie się ostateczna. W związku z tym nie jest istotna data zdarzenia, które doprowadziło do wydania decyzji, istotne jest wydanie decyzji ostatecznej, a przez to doręczonej podatnikowi. Tych podatków jest stosunkowo mało: to są decyzje, które orzekają o odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania podatkowe podatnika – to są klasyczne decyzje ustalające; taka decyzja ustalająca występuje w przypadku podatku do nieruchomości. Roczny podatek dla osób prawnych wynika z deklaracji, natomiast dla osób fizycznych ten podatek powstaje na skutek decyzji. Osoby fizyczne nie są zobowiązane do składania deklaracji rocznej w podatku od nieruchomości i organ podatkowy wydaje decyzję, w której ustali wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości. Oczywiście to nie jest tak, że organ tę decyzję wydaje sam z siebie, bo otrzymuje dokumenty: ktoś kupił dom – notariusz przesyła akt notarialny, ale do tego podatnik ma obowiązek zawiadomienia o np. nabyciu nieruchomości. To ma znaczenie nie dla samej decyzji, a dla ustalenia daty przedawnienia. Te decyzje ustalające są decyzjami rzadkimi.
