Umowa spółki zawierana jest przez wspólników w formie aktu notarialnego.
Moment ten określamy jako zawiązanie spółki. Szczególnym przypadkiem będzie spółka jednoosobowa – taką umowę nazywamy wówczas aktem założycielskim. Art. 157 Kodeksu Spółek Handlowych (KSH) mówi o tym:
Art. 157. § 1. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:
1) firmę i siedzibę spółki,
2) przedmiot działalności spółki,
3) wysokość kapitału zakładowego,
4) czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
5) liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
6) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
§ 2. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.
Firma sp. z o.o. może być obrana dowolnie, musi zawierać dodatek wskazujący formę prawną (art. 160 ksh). Trzeba pamiętać, że pewne określenia, jak „bank” czy „poczta” są zastrzeżone dla pewnego rodzaju działalności.
Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 28.02.2008 r., III CSK 245/07: Zwrot „kancelaria prawna” w firmie sp. z o.o. może wprowadzać w błąd przez sugerowanie, że przedmiotem działalności spółki jest świadczenie pomocy prawnej przez osoby będące adwokatami lub radcami prawnymi.
Siedziba spółki to miejscowość, w której siedzibę ma zarząd spółki.
Minimalna wysokość kapitału zakładowego to obecnie 5.000 zł – ustawodawca uzasadnił zmianę tym, iż ma to na celu ułatwić życie przedsiębiorcom:
Art. 154. § 1. Kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5 000 złotych.
§ 2. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych.
§ 3. Udziały nie mogą być obejmowane poniżej ich wartości nominalnej. Jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego.
Umowa musi określać system udziałów – możliwe są 2 systemy udziałów:
1) każdy wspólnik ma tylko jeden udział, przy czym udziały te mają nierówną wartość nominalną (jest to uzależnione od wielkości wniesionych wkładów), ale są podzielne,
2) każdy wspólnik ma większą liczbę udziałów, wówczas udziały te są równe co do wartości nominalnej, ale są z kolei niepodzielne.
Art. 153. Umowa spółki stanowi, czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne.
Poza systemem udziałów trzeba wskazać liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.
Umowa powinna także zawierać postanowienia dotyczące wkładów niepieniężnych, jeżeli są one wnoszone do spółki – osobę wspólnika, przedmiot wkładu i jego wartość.